El departamento de cuentas por pagar debe seguir lo que se conoce como proceso de cuentas por pagar. El proceso de cuentas por pagar es un conjunto de procedimientos que se llevan a cabo al realizar el pago a un proveedor. Debido al enorme volumen de transacciones que manejan muchos departamentos de cuentas por pagar, estas pautas son esenciales para mantener una información coherente y precisa.
Para garantizar la seguridad del efectivo y los activos de la empresa, el proceso de cuentas por pagar debe contar con controles internos para evitar el pago de una factura fraudulenta o inexacta, o el pago accidental de una factura de proveedor dos veces.
Proceso De Cuentas Por Cobrar Flujograma
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Es importante tener las cuentas por pagar bien ordenadas para que la información refleje correctamente la realidad contable de la empresa. Un inventario de todas las facturas que se registraron y el estado en el que se encuentran (a pagar, a registrar, a cobrar, etc.) es fundamental para la correcta gestión de las Cuentas por pagar en la compañía. Una forma eficiente de tener todo bajo control es a través de una automatización inteligente del proceso.
Hoy en día, en muchas empresas, las cuentas a pagar siguen siendo manuales; se sigue manejando un gran volumen de facturas en papel, es decir, se procesan estos documentos físicos, las aprobaciones de pago de las facturas se realizan personalmente, los pedidos se hacen en papel también, etc. Es un proceso que, gestionado así, resulta costoso, poco eficaz y es consume una gran parte de los recursos del departamento financiero.
Una de las formas en que la automatización del proceso de las cuentas por pagar puede ayudar con esto es a través de la combinación de tres vías. Mientras que los procesos manuales dependen del personal para detectar cualquier error antes de que se convierta en un problema, algo que es casi imposible cuando se trata de cientos o miles de facturas cada mes, el cotejo de tres vías puede indicar cualquier discrepancia en el ciclo de cuentas por pagar antes de pasar a la etapa de pagos.
En tu colegio necesitás mantener el foco en una impecable administración de cuentas por cobrar, ya que son un importante activo, y al mismo tiempo, una fuente de riesgo para la organización.
En el caso que nos atañe, las cuentas por cobrar corresponden a las matrículas y cuotas asumidas por los padres para que sus hijos puedan asistir a la institución. Las mismas se convierten en compromiso de pago por parte de los padres o tutores, pasando a ser una cuenta por cobrar para el colegio.
Para conseguirlo, se requiere que los padres paguen a tiempo, tener políticas sanas de crédito y se debe considerar contar con sistemas de cobranza para agilizar el proceso de recuperación. Todos estos aspectos son centrales para la correcta administración de cuentas por cobrar.
Es posible que a pesar de las acciones emprendidas para favorecer el pago oportuno de las deudas, los padres se atrasen en el cumplimiento de sus obligaciones; entonces, es necesario contar con una política de crédito que apoye la administración de cuentas por cobrar.
Con los argumentos presentados hasta este momento, no cabe duda de la importancia para la institución de la administración de las cuentas por cobrar, que es un proceso que se asocia con el buen funcionamiento de la organización.
En conclusión, las instituciones educativas tienen como eje central lo académico, y para que puedas contribuir con esta misión de manera sistemática, debés contar con una política eficiente de administración de cuentas por cobrar, garantizando con ello la liquidez y capital de trabajo que se requiere para su funcionamiento.
Lograr esta correcta administración de cuentas por cobrar requiere seguir procedimientos orientados a garantizar que los padres paguen a tiempo y que de no hacerlo, las políticas crediticias protejan la liquidez.
No hay duda que esta tarea se facilita y alcanza mayor éxito cuando contás con un software que automatiza el proceso de cobranza, disminuyendo costos, aumentando la precisión de indicadores y alcanzando mayor eficiencia de la administración de cuentas por cobrar.
El flujo de caja proiyectado tiene un enfoque para anticipar ingresos y gastos futuros para que pueda mantener el presupuesto de la empresa preparado, por ende, es fundamental el concepto de administración adecuado a los plazos de cuentas por pagar y por cobrar.
Buenas noches Valentina,Debitia tiene integrado en el proceso de gestión de cobranza la posibilidad de cobrar online, ya que esta conectado mediante apis a varios medios de pagos digitales utilizados apliamente en latinoamerica. 2ff7e9595c
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